Privacybeleid
Thomas KERJEAN, Algemeen Directeur Mailinblack
4 place Sadi-Carnot – 13002 Marseille, Frankrijk
Tel : +33 4 88 60 07 80
PINT Avocats
297 AV du Mistral – 13600 La Ciotat, Frankrijk
Tel : +33 4 42 70 07 03
Datum van 26/08/2026
MAILINBLACK zet zich in voor de bescherming van de privacy van haar internetgebruikers en gebruikers.
Deze Privacyverklaring heeft tot doel klanten, internetgebruikers en kandidaten te informeren over de wijze waarop MAILINBLACK persoonsgegevens verwerkt die zij als verwerkingsverantwoordelijke verzamelt in het kader van het gebruik van haar website en haar verschillende oplossingen.
De contactgegevens van MAILINBLACK staan vermeld in de wettelijke vermeldingen.
Voor een goed begrip van deze Privacyverklaring hebben wij de volgende termen gedefinieerd:
Medecontractant : verwijst naar de klanten, partners, resellers en leveranciers van MAILINBLACK met wie MAILINBLACK een contract heeft gesloten.
Internetgebruiker : verwijst naar alle personen die navigeren op deze door MAILINBLACK uitgegeven website.
Prospects : verwijst naar alle potentiële en huidige klanten, partners, resellers en leveranciers van MAILINBLACK.
Kandidaat : verwijst naar personen die willen reageren op een door MAILINBLACK gepubliceerde vacature of stageaanbieding, of die een spontane sollicitatie indienen
1. Beschrijving van de verwerkingen: welke verwerkingen van persoonsgegevens en waarom?
– Persoonsgegevens betreffende de Medecontractanten die worden verzameld bij het sluiten en uitvoeren van een contract
MAILINBLACK verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van de Medecontractant (zijn wettelijke vertegenwoordiger en zijn contactpersonen) voor het sluiten en uitvoeren van het contract, als volgt:
| Voorwerp van de verwerking | Sluiten en uitvoeren van het contract | |
| Verzamelde persoonsgegevens | Aanspreektitel, naam en voornaam; functie; professionele contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer); supporttickets en informatie die nodig is voor het beheer van de technische ondersteuning (contactgegevens, informatie over het toestel), geschiedenis van de verzoeken, uitwisselingen via het helpcentrum, opmerkingen van de commerciële medewerkers in verband met de opvolging van de commerciële relatie, voor het beheer van de klantenservice | |
| Doeleinden van de verwerking | Beheer van de contracten en Medecontractanten: contracten, orders, leveringen, facturen, boekhouding, beheer van klantenrekeningen, van verzoeken, opvolging van de klant- of leveranciersrelatie, beheer van verzoeken en klachten, technische ondersteuning en uitwisselingen via het helpcentrum. |
Bewaring van de gegevens om te voldoen aan de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen Bewaring van de gegevens voor bewijsdoeleinden (voor de uitoefening of verdediging van rechten in rechte) |
| Rechtsgrondslag |
Uitvoering van het contract Facturen: wettelijke verplichtingen (boekhoudkundig en fiscaal) Andere gegevens die voor bewijsdoeleinden worden bewaard: gerechtvaardigde belangen van MAILINBLACK voor de uitoefening of verdediging van haar rechten in rechte |
|
| Bewaar- en archiveringstermijn |
Bewaring gedurende de duur van het contract Archivering gedurende 5 jaar vanaf het einde van de relatie en 10 jaar voor de facturen |
|
Het verplichte of facultatieve karakter van het invullen van de gegevens wordt bij de verzameling vermeld. De verplichte mededeling van bepaalde persoonsgegevens heeft een contractueel karakter en is noodzakelijk voor MAILINBLACK om de hierboven vermelde doeleinden te verwezenlijken.
– Persoonsgegevens verzameld voor prospectiedoeleinden
MAILINBLACK verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van haar Prospects (de wettelijke vertegenwoordiger en de contactpersonen) als volgt:
| Voorwerp van de verwerking | Prospectie |
| Verzamelde persoonsgegevens |
Aanspreektitel, naam, voornamen, telefoonnummer, functie, e-mailadres (verzameld door MAILINBLACK of de reseller) Facturatieadres, functie, LinkedIn-profiel, LinkedIn-URL, adres, postcode, plaats. Informatieaanvragen en uitwisselingen Antwoord op de formulieren « Een prijsopgave aanvragen » / « Een demo verkrijgen » Antwoord op het formulier « Reseller worden » Inhoud van de berichten die via de chat worden verzonden |
| Doeleinden van de verwerking |
Verzending van informatieve of promotionele e-mails Samenstelling van een contactenbestand Beheer van de informatieaanvragen, met name die via de formulieren worden verzonden, en opvolging van de relatie De Prospect opnieuw contacteren Uitvoeren van statistische studies over de Prospects en Medecontractanten Antwoorden op de berichten die via de chat worden verzonden |
| Rechtsgrondslag | Gerechtvaardigde belangen van MAILINBLACK in het kader van haar commerciële en prospectieactiviteit |
| Bewaartermijn |
Bewaring gedurende 3 jaar vanaf het laatste contact uitgaande van de Prospect, behoudens verzet van deze laatste. Gesprekken in de chat: 30 dagen |
Het verplichte of facultatieve karakter van het invullen van de gegevens wordt bij de verzameling vermeld. De verplichte mededeling van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk voor MAILINBLACK om de hierboven vermelde doeleinden te verwezenlijken.
– Persoonsgegevens verzameld bij het opnemen van telefoongesprekken
MAILINBLACK verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van haar Medecontractanten of Prospects als volgt:
| Voorwerp van de verwerking | Telefoonopnames met het oog op de verbetering van de diensten |
| Verzamelde persoonsgegevens |
Aanspreektitel, naam, voornamen, functie, professionele contactgegevens (verzameld door MAILINBLACK) Duur en inhoud van het telefoongesprek, transcriptie |
| Doeleinden van de verwerking | Verbetering van de door MAILINBLACK geleverde diensten |
| Rechtsgrondslag | Gerechtvaardigde belangen van MAILINBLACK |
| Bewaartermijn | 6 maanden |
Het verplichte of facultatieve karakter van het invullen van de gegevens wordt bij de verzameling vermeld. De verplichte mededeling van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk voor MAILINBLACK om de hierboven vermelde doeleinden te verwezenlijken.
– Persoonsgegevens verzameld via trackingpixels in e-mails
MAILINBLACK verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens van haar Medecontractanten of Prospects als volgt:
| Voorwerp van de verwerking | Tracking van e-mails |
| Verzamelde persoonsgegevens |
Contactidentificator (e-mailadres, technische trackingidentificator) Logboekgegevens (datum en tijdstip van verzending, van aflevering, van bounce, van opening, van klik, van uitschrijving) Marketingprofielgegevens (geopend of niet geopend, geklikt of niet geklikt, aangeklikte links, interactiefrequentie, segmenten die op basis van deze gedragingen worden opgebouwd) |
| Doeleinden van de verwerking |
Analyse van de openingsratio van de e-mails met het oog op de afleverbaarheid Analyse van de openingsratio van de e-mails om de prestaties van de campagnes te meten en te optimaliseren Aangepaste en gerichte inhoud of advertenties voorstellen Detectie en analyse van vermoedens van fraude |
| Rechtsgrondslag |
Gerechtvaardigde belangen van MAILINBLACK in het kader van het beheer van haar campagnes (analyse van de openingsratio van de e-mails met het oog op de afleverbaarheid) Toestemming voor de andere doeleinden |
| Bewaartermijn |
Gegevens met betrekking tot de analyse van de openingsratio van de e-mails met het oog op de afleverbaarheid: 30 dagen, vervolgens gearchiveerd gedurende 5 jaar met het oog op de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte (verjaringstermijn). Gegevens met betrekking tot de andere doeleinden: 3 jaar vanaf het laatste contact, behoudens intrekking van de toestemming door de Prospect of de Medecontractant. |
– Persoonsgegevens betreffende de Internetgebruiker verzameld via cookies en trackers
Gegevens betreffende de Internetgebruiker kunnen worden verzameld door middel van cookies en trackers die op deze door MAILINBLACK uitgegeven website worden gebruikt, onder de voorwaarden die hier worden uiteengezet.
– Persoonsgegevens betreffende de Kandidaat verzameld bij het versturen van een sollicitatie
MAILINBLACK verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens betreffende de Kandidaten als volgt:
| Voorwerp van de verwerking | Versturen van een sollicitatie of reactie op een vacature | ||
| Verzamelde persoonsgegevens |
Naam en voornaam, professionele of persoonlijke contactgegevens, adres, telefoonnummer, e-mailadres, gegevens over het beroepsleven (cv, kwalificaties) ; Gegevens over het beroepsleven, bijvoorbeeld geboortedatum en -plaats of gezinssituatie (facultatief) ; Beoogde functie, bericht |
||
| Doeleinden van de verwerking | Zoeken naar relevante profielen (spontane sollicitatie en reactie op een vacature) | Beheer van de wervingsprocedures in samenwerking met de hiërarchie van de te recruteren Kandidaten: ontvangst en registratie van de aan MAILINBLACK gerichte sollicitaties, preselectie van de Kandidaten, sortering en classificatie van de cv’s en motivatiebrieven, antwoorden aan de Kandidaten voor een baan of een stage, uitvoeren van de verplichte formaliteiten en aanvullen van het administratieve dossier van de geselecteerde kandidaten | De cv-databank van MAILINBLACK verrijken met de instemming van de Kandidaat. |
| Rechtsgrondslag | Gerechtvaardigde belangen van MAILINBLACK in het kader van haar wervingsactiviteit |
Gerechtvaardigde belangen van MAILINBLACK in het kader van haar wervingsactiviteit Uitvoering van precontractuele maatregelen genomen op verzoek van de Kandidaat (indien de Kandidaat wordt geselecteerd) |
Toestemming van de Kandidaat |
| Bewaar- en archiveringstermijn |
De gegevens worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om de wervingsprocedure af te ronden. Geselecteerde Kandidaat : De gegevens worden opgenomen in zijn administratieve dossier en bewaard gedurende de daarop toepasselijke bewaartermijn (namelijk tot 5 jaar na het einde van de arbeidsrelatie) Gegevens van de niet-geselecteerde Kandidaat die niet wenst dat zijn gegevens in de cv-databank van MAILINBLACK worden bewaard : 3 maanden na de afwijzingsbeslissing van MAILINBLACK Gegevens van de niet-geselecteerde Kandidaat die wenst dat zijn gegevens in de cv-databank van MAILINBLACK worden bewaard : 2 jaar vanaf het laatste contact De gegevens betreffende de kandidaten kunnen in een tussentijdse archiefdatabank worden bewaard voor bewijsdoeleinden, met name om zich te beschermen tegen eventuele vorderingen wegens discriminatie, gedurende 5 jaar vanaf de afsluiting van de wervingsprocedure. |
||
De hierboven opgesomde gegevens hebben een verplicht karakter omdat zij noodzakelijk zijn voor MAILINBLACK om de hierboven vermelde doeleinden te verwezenlijken.
2. Ontvangers van de persoonsgegevens
Verwerkingsverantwoordelijke : de verantwoordelijke voor de verwerking van deze gegevens is de vennootschap MAILINBLACK, waarvan de volledige contactgegevens vermeld staan in de wettelijke vermeldingen van de website.
Ontvangers : met inachtneming van de hierboven vermelde doeleinden kunnen de persoonsgegevens van de Medecontractant, Prospect of Internetgebruiker worden meegedeeld aan het personeel van MAILINBLACK dat verantwoordelijk is voor het commerciële beheer en aan de technische leveranciers van MAILINBLACK die optreden als verwerkers (hostingprovider, leverancier van e-mail- en chatdiensten, beheertools en marketingdienstverleners), aan de partners en resellers van Mailinblack en, in voorkomend geval, aan haar raadgevers.
Wat de Kandidaten betreft, kunnen de persoonsgegevens, met inachtneming van de hierboven vermelde doeleinden, worden meegedeeld aan het personeel van MAILINBLACK dat verantwoordelijk is voor de werving en, in voorkomend geval, aan de manager van de beoogde functie, en aan de technische leveranciers van MAILINBLACK die optreden als verwerkers (hostingprovider, e-mailprovider, tool voor het beheer van de werving), en, in voorkomend geval, aan haar raadgevers.
In geval van een positieve uitkomst van de wervingsprocedure zal de dienst human resources, om de aanwerving af te ronden, bepaalde verzamelde gegevens moeten doorgeven aan de instanties die van de aanwerving in kennis worden gesteld (met name werkloosheidsverzekering, ziekteverzekering, pensioen, aanvullende verzekering).
De gegevens kunnen door de verwerkers van MAILINBLACK worden doorgegeven buiten de Europese Unie. Deze doorgiften zijn gebaseerd op een passend beschermingsniveau of op voldoende waarborgen, met name de standaardcontractbepalingen van de Europese Unie van 4 juni 2021 (documenten beschikbaar op schriftelijk verzoek bij MAILINBLACK).
3. Rechten van de Medecontractant, prospect, Internetgebruiker en Kandidaat met betrekking tot hun persoonsgegevens
De personen van wie de gegevens door MAILINBLACK worden verzameld, beschikken op elk moment over de volgende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens:
– Recht van inzage : de bevestiging verkrijgen dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt, alsook een aantal inlichtingen over de verwerkingen, met dien verstande dat deze inlichtingen in ieder geval in dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens worden verstrekt ;
– Recht op rectificatie : de rectificatie van zijn persoonsgegevens verkrijgen wanneer deze onjuist of onvolledig zijn ;
– Recht op gegevenswissing (« recht op vergetelheid ») : de wissing van zijn persoonsgegevens verkrijgen wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of in geval van verzet tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.
Het recht op gegevenswissing kan niet worden uitgeoefend in de gevallen bedoeld in artikel 17.3 van de AVG. In het bijzonder staat dit recht niet open zolang de Medecontractant, de Internetgebruiker of de Kandidaat de oplossing wil gebruiken en van de onderschreven diensten wil genieten, aangezien deze persoonsgegevens voor MAILINBLACK noodzakelijk zijn voor het beheer van het contract en de levering van de dienst.
– Recht op beperking van de verwerking : de beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens verkrijgen, met name in geval van betwisting van de juistheid van de gegevens, wanneer de bewaartermijn van de gegevens is verstreken maar de persoon van wie de gegevens worden verwerkt deze persoonsgegevens nog nodig heeft voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte ;
– Recht op overdraagbaarheid : de mededeling verkrijgen van de aan MAILINBLACK meegedeelde persoonsgegevens in een leesbaar formaat, of MAILINBLACK verzoeken de meegedeelde persoonsgegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen ;
– Recht van verzet : zich op elk moment, om redenen die verband houden met zijn persoonlijke situatie, verzetten tegen de verwerkingen van zijn persoonsgegevens die berusten op het gerechtvaardigd belang van MAILINBLACK, behoudens dwingende redenen van MAILINBLACK ;
– Recht om zijn toestemming in te trekken : zijn toestemming intrekken voor de verwerkingen van gegevens die daarop berusten, waarbij de intrekking van de toestemming voor de toekomst geldt ;
– Recht om een klacht in te dienen : een klacht indienen bij de Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés indien de persoon van wie de gegevens worden verwerkt van mening is dat de door MAILINBLACK uitgevoerde verwerking een inbreuk vormt op zijn persoonsgegevens ;
– Recht om richtlijnen vast te stellen met betrekking tot het lot van zijn persoonsgegevens na zijn overlijden.
Deze rechten kunnen op elk moment worden uitgeoefend bij MAILINBLACK :
– Per e-mail op het volgende adres : dpo@mailinblack.com
– Per post op het volgende adres : 4 Place Sadi Carnot – 13002 Marseille – Frankrijk
– Onze functionaris voor gegevensbescherming : PINT Avocats – dpo@mailinblack.com