Réception massive d’emails, une perte de temps au quotidien

5 heures par jour à consulter sa messagerie, 40 minutes à trier ses emails… En moyenne, une personne consulte sa boîte mail 15 fois par jour. Entre spam, newsletter, emails automatiques et emails malveillants, difficile de de s’y retrouver. Le tri de ses emails devient une véritable perte de temps !

Des chercheurs de la University of British Columbia ont constaté que les personnes qui consultaient moins souvent leurs emails avaient un niveau de stress nettement inférieur et un plus grand sentiment d’accomplissement au travail. Malheureusement, beaucoup d’entre nous ont l’habitude de vérifier fréquemment ses emails tout au long de la journée…

Imaginez que vous avez un projet important qui vous demande de réfléchir profondément, et qui, dans l’ensemble, nécessite un haut niveau de concentrationIl vous faut un peu de temps pour que votre cerveau se mette vraiment au travail.

S’il vous faut 15 minutes pour vraiment vous mettre en route, c’est un coût de temps que vous devez supporter chaque fois que vous vous arrêtez pour consulter votre boite de réception. 

Comment reconnaître un email productif ?

En plus de nos mauvaises habitudes, nous sommes souvent confrontés à toutes sortes de messages provenant de toutes sortes d’expéditeurs :

  • Les emails à caractère dangereux, envoyés par des personnes mal intentionnées qui essaient de récolter des informations sensibles ou personnelles, d’infiltrer notre réseau, etc.. Des emails que nous espérons ne jamais recevoir.
  • Les emails productifs, envoyés par des collègues ou des clients, qui nous contactent pour faire des demandes raisonnables ou pour partager des informations. Des échanges « de confiance », parmi lesquels nous trouvons des informations plus ou moins utiles, intéressantes et productives.
  • Les autres types d’emails, souvent nommés « gray email ». Des emails qui ressemblent à de la publicité ou à une newsletter.

Comment traiter et trier ses emails ?

Nous savons comment faire face aux emails dangereux. L‘expérience (ou l’absence d’expérience de l’attaquant), la formation et aussi et surtout l’utilisation d’un logiciel d’anti-spam et anti-virus semblent primordial. Pour traiter la surcharge d’emails provenant de collègues et de clients, plusieurs méthodes existes : une meilleure organisation des habitudes dans notre journéel’utilisation d’un logiciel de tri des emails ou bien la combinaison des deux. Nous donnons la priorité à ce qui est urgent et important, et nous laissons le reste pour plus tard. 

Mais, pour les autres types d’emails, que faire ? Bien qu’inoffensifs en soi, ces messages peuvent entraîner une perte de temps considérable, en plus de l’encombrement de la boîte de réception et du stress technologique pour vos employées. Mailinblack va bien au-délà de vous protéger des virus et des spams, Mailinblack vous aide à catégoriser ces types d’emails et à les garder hors de votre boîte de réception. Vos employés peuvent enfin se concentrer sur des tâches plus importantes, sans être constamment interrompus. 

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Justine chouchoute la communication de Mailinblack ! Organisation d'événements et management de projets, c'est sa priorité :)