Quels sont les outils qui me permettent de trier ma boîte mail ?

Quelques chiffres sur l’état de nos boîtes mail en 2020

Vos messageries sont remplies ? Vous ne retrouvez plus vos emails importants ? C’est une situation très courante ! Avec les 1,4 milliards d’emails envoyés par jour en France, votre messagerie peut très vite devenir ingérable. En ajoutant à cela le spam et les publicités qui peuvent représenter jusqu’à 95% des emails reçus par vos collaborateurs, un tri de vos boîtes de réception s’impose. Pour vous éviter cette tâche chronophage et pour vous simplifier la vie, plusieurs outils et solutions existent !

Objectif : cibler ses besoins et lister les types d’emails reçus avant même de les trier 

Trier ses emails signifie aussi cibler ses besoins. Il faut dans un premier temps identifier les emails utiles ou non que vous souhaitez conserver ou effacer. Il devient alors nécessaire de classer tous vos emails reçus (les newsletters, les emails publicitaires, ou encore les emails personnels et professionnels) en fonction de l’intérêt qu’ils ont pour vous. Une fois ce tri effectué, et votre désinscription aux newsletters inutiles prise en compte, votre messagerie sera plus propre et vous et vos collaborateurs vous vous sentirez nettement moins envahis. La solution Mailinblack protect vous permet de gérer en 1 clic vos expéditeurs et votre messagerie, découvrez-là !

Comment trier efficacement ses emails ?

1. Se débarrasser des emails dangereux 

Vous souhaitez trier tous vos emails reçus, mais vous ne savez pas par où commencer ? Aucun problème, nous allons tous vous expliquer !

Dans un premier temps, il est important de repérer les emails frauduleux ou dangereux présents dans votre boîte de réception, pour pouvoir les supprimer et en bannir les expéditeurs. Demande de coordonnées bancaires ou de réinitialisation de mot de passe remplies de fautes d’orthographe ou encore email douteux de la part d’un proche, il faut être vigilant pour démêler le vrai du faux.

Une fois les emails identifiés et supprimés, et les expéditeurs bloqués, votre messagerie semble déjà plus sûre. Cependant, votre mission n’est pas terminée, il vous reste encore de nombreux éléments à trier et une organisation à trouver.

2. Trier ses emails par dossiers

Vous avez également la possibilité de créer des dossiers pour regrouper vos emails par “famille”, et ainsi rendre votre boîte mail aussi rangée que votre bureau 🙂

Libre à vous de créer des dossiers qui correspondent à vos différents besoins. Par exemple, vous pouvez ajouter un dossier “banque” pour y ranger vos emails bancaires ou encore un onglet “comptabilité” pour y classer tous les emails liés à ce domaine. En créant ces dossiers vous pouvez donc personnaliser votre boîte mail et créer un système de rangement qui vous correspond. 

Fini les longues recherches de documents au milieu de la masse, grâce à cette astuce vous pourrez accéder plus facilement à vos messages importants, simplifiant ainsi les échanges avec les autres membres de votre entreprise !

Comment trier ses emails sur Gmail ?

Certains serveurs de messagerie comme Gmail s’occupent à votre place de classer vos emails reçus en fonction de leur nature. Pour simplifier votre quotidien, Gmail propose différents onglets :

• Réseaux sociaux, qui correspond à vos notifications
• Promotions, qui regroupe les emails promotionnels
• Personnels, qui permet l’accès aux autres produits et services de Google qui sont privés (historique, blogger …)
• Polluants, qui stocke les spams
• Indésirables, qui regroupe tous les emails que vous jugez indésirables

Chacune de ces catégories sont liées à une typologie d’emails précis et au contenu de ces derniers. Un niveau de tri jugé efficace mais qui ne vous assurera pas une sécurité maximale contre ransomware et tentatives de phishing et spearphishing. 

Comment trier ses emails sur Outlook  ?

Si vous préférez utiliser Microsoft, l’interface Outlook vous propose aussi plusieurs catégories préétablies pour vous éviter de trier vous-même vos emails. Nous retrouvons les onglets suivants :

• Emails prioritaires, qui regroupe tous les emails jugés importants
• Autres, qui donne accès aux emails publicitaires ou commerciaux
• Courriers indésirables, qui contient les courriers que vous avez identifié comme indésirables
• Archive, qui permet de conserver des emails anciens
• Flux RSS, qui permet de regrouper les différents flux RSS des sites que vous avez choisi

Bien que très utiles pour s’organiser et pour mettre de côté les emails dangereux et le spam, ces différents outils ne permettent pas de protéger réellement les messageries de votre entreprise. Puisque aucun tri des emails reçus n’est effectué avant que vous n’accédiez à votre messagerie, les emails vérolés, le spam ainsi que les diverses tentatives de cyberattaques peuvent toujours vous être délivrés. De plus, même si vous les avez placé dans la catégorie “courriers indésirables”, ces éléments dangereux restent tout de même sur votre boîte mail et représente un risque.

C’est pour cette raison qu’une solution de protection de messagerie telle que Mailinblack Protect ne peut être remplacée. Découvrez combien de temps et d’argent Mailinblack peut vous faire gagner !

3. Protéger ses emails et maintenir son organisation grâce à une solution anti-spam efficace

Expert en cybersécurité depuis plus de 15 ans, Mailinblack accompagne les TPE pour leur offrir une sécurité complète et permanente grâce à sa solution 100% française Mailinblack Protect.

Protéger votre boîte mail des diverses menaces informatiques existantes, mettre en quarantaine les emails non désirés et le spam, autoriser ou bloquer certains expéditeurs, vous tenir informé des différents emails triés tout au long de la journée ou encore vérifier l’identité des expéditeurs afin de bloquer les robots et autres chaînes d’emails font parties des avantages liés à l’utilisation de Mailinblack Protect.

Fini le tri quotidien, grâce aux nombreuses couches de sécurité de notre solution, vous pourrez désormais bénéficier d’une boîte mail propre et sécurisée et gagner jusqu’à 40 minutes par jour. Plutôt pas mal non ? 

Alors si vous souhaitez sécuriser votre TPE tout en formant vos employés à la cybersécurité, n’attendez plus et contactez nos experts !